「成果=生産性×時間」を意識した働き方改革

働き方改革

効率よく仕事ができている自信ありますか?

この質問に迷いなく「はい!」と答えられた人は普段からアウトプットを意識し、働くことができているのかもしれませんね。

この質問に「えーっと…」と戸惑ってしまう人は、だらだらと時間だけがすぎてしまったりしていませんか?「働き方改革」といわれてもピンと来ていないかもしれません。


「働き方改革」の労働時間を短くしよう!という取り組み自体はとてもいいことですよね。会社で仕事をする時間が減り、家で家族と過ごしたり、個人で自由に使える時間が増えたりすることはとても魅力的です。

ですが、中には、
「今、残業しても終わらない仕事がこんなにあるのに、勤務時間が短くなってしまえば、もっと仕事が残ってしまうじゃないか!」
と考えてしまう方もいるはずです。

そこで、意識しておきたいのが、
「こなした仕事の量(成果・アウトプット)は仕事の効率の良さ(生産性)と労働時間を掛けたものである」ということです。

生産性×時間=成果(アウトプット)の式

生産性をそのままに、労働時間だけを短くしてしまっては、結果としてアウトプットが小さくなってしまいます。

そこで、働き方改革で労働時間を短くする場合、重要になってくるのが仕事の効率、つまり生産性です。

生産性を上げることで、労働時間が短くなったとしても、それ以前と変わらない成果を得られるどころか、それ以上のアウトプットも可能になります。

生産性×時間=成果(アウトプット)の式のどれか一つが動くと、他の要素も動く

それでは、仕事の生産性をアップさせるためには何ができるのでしょうか。これには大きく分けて2種類あると思います。

①作業を効率化できるようなツールを入れる。
②ワーカー一人ひとりの意識を変える

それぞれが具体的にどういったものなのかを見ていきましょう。

①作業を効率化できるようなツールを入れる

皆さんの働いている場所では、作業を効率化するために何かのツールを使っていますか?

例えば、オフィスの受付業務を円滑化して個人の負担を軽くするという方法があります。受付にiPadを設置し、来訪通知が担当者のスマートフォンに直接届くという仕組みを取り入れたとしましょう。そうすれば、受付での記帳や担当者への引き継ぎなど、今まで受付対応にかかっていた時間を短縮して他の業務に充てることが可能になります。

このように今まで「人がやるのが当たり前」と思われていた作業を効率化する方法がいくつもあります。これらのツールをうまく活用して、ワーカーの負担を減らし、生産性を向上させるという方法があります。

これは、会社という組織がワーカーのためにサービスを導入するというステップがあるので、会社(組織)主体の変化かもしれませんね。

②ワーカー一人ひとりの意識を変える

①の方法で、何かのツールを用いてワーカーへの負担を減らし、生産性向上に結びつける方法もあります。それとは別に、ワーカー一人ひとりの心がけで生産性をアップさせることもできます。

これは、「ワーカーがベストを尽くしていない、怠惰だ」と言っているわけではありません。そうではなく、ワーカー本人が「なんか今日の仕事は要領がわるかったな」と感じてしまわないように、限られた勤務時間で集中して仕事ができるようにサポートするというものです。

例えば、残業を推奨しない会社の場合、勤務時間は原則8時間になります。たかが8時間、されど8時間。これは1日の3分の1に当たる時間です。この8時間をいかに有効に考えてから業務にとりかかるのと、なんとなく8時間がむしゃらに仕事をこなすのとでは差がうまれますよね。

その典型的な例が会議かもしれません。みなさんも、ただ時間だけが長く、それに見合うだけの成果が得られない会議に出席したことはありませんか?このような時間が無駄になってしまう会議を防ぐために、前もってアジェンダを決めておいたり、タイムキーパーを用意したりするという対策ができます。

これらの対策で、会議の1時間でどんなことを話さなければいけないのかを会議に出るメンバーがしっかり意識しておくだけでも会議の質はぐんと向上するはずです。

会議だけでなく、普段からワーカー一人ひとりが、限られた時間の中で何をするのかをしっかり意識しておくことが重要になってくるのですね。この方法で、生産性をアップさせるというのは当たり前のようで、なかなかできていないことかもしれません。

①のツールを導入するなどの組織の変化と比べると、②はワーカー個人が自発的に行う変化といえるのではないでしょうか。

実際に働く人の意識が変わらなければ、同じ量の仕事を短い時間で終わらせることは出来ません。

わたしの周りでも、「同じ量の仕事を残業なしで終わらすなんて無茶だよ…」とぼやいている友人がいました。

確かに、同じ作業量を同じやり方でやっていくなら、終わらない仕事がどんどん積もってしまうでしょう。ですが、会社などの組織が主体となって便利なツールを取り入れたり、ワーカー個人が「はたらき方」の意識を変えることで、生産性の部分にも注目した働き方改革で会社にとってもワーカーにとっても有意義な働き方を実現したいですね!

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