ACALL流 Slackワークフロービルダーの使い方【物品購入申請編】

アドベントカレンダー

ACALLアドベントカレンダー6日目担当 エンジニアのujiです。
今日はACALLでのSlackワークフロービルダー活用法をご紹介したいと思います。
前回に引き続きまたSlackの話ですが、今回はエンジニア以外の方をターゲットにした記事になっています。
(Slackのまわし者では無いと思います。)

Slackワークフロービルダーとは?

今年の10月にリリースされたばかりのSlackの新機能です。
公式サイトの説明には、

定型的なアクションやコミュニケーションを自動化するワークフローをわずか数分で作成。

とあります。
これがかなりの神機能で、非エンジニアの方でもGUIをぽちぽち押しながらBotのようなものが作れてしまいます。

この機能を使って、ACALLの物品購入申請の課題を解決しました。

従来の物品購入申請手順とその課題

物品購入は以下のような手順で申請していました。

  1. 申請者がスプレッドシートに購入物品、価格、購入理由、申請日、申請者を記入
  2. チームリーダーがスプレッドシートを確認し、問題なければ承認(口頭かSlack)
  3. 申請者がコーポレートチームに購入URLを送る
  4. コーポレートチームが購入後、スプレッドシートを紙に印刷し保存

業務でIoTモジュールの製作をする際、パーツ購入の度にこのステップを踏んで申請していました。
課題としては

  • スプレッドシートの作成が面倒
  • ステータスが可視化できていない(今誰がボールを持っているか、いつ·誰に承認されたか等)
  • データが紙で管理が大変

等があり、特に情報が可視化されていないことが問題でした。
購入物品が少ない場合はそこまで問題はなかったのですが、IoTモジュールのパーツ購入申請はどうしても物品が多くなってしまい、購入抜け漏れや、承認遅れなどが起こることがありました。

Slackワークフローで改善

「スマートな仕組みが無いとヤバい」

課題を解決するべく、コーポレートチームの物品購入を管理されている梶原さんと共に立ち上がりました。

フローを整理

梶原さんと相談しながら必要なフローを整理しました。

  1. 申請
  2. 承認
  3. 発注報告
  4. 検収報告
  5. 支払報告

これらの手順を「誰が」「いつ」行ったかが記録されれば良いとのことだったので、Slackワークフローで実現できそうです。
早速Slackワークフローに落とし込みます。

Slackワークフローの作り方については省略します。
マニュアルがなくてもGUIで直感的に作れるので、是非試してみてください。

申請

物品購入申請用のチャンネルを作成し、アクションでフォームを投稿できるワークフローを用意します。
チャンネルの編集、削除の権限設定を変えておくとデータの改ざんを防止できます。

チャンネル上部メニューの雷マークのボタンからアクションを起こせます。

フォームは「物品 購入URL」「価格」「購入理由」「承認者」の4つを設定しています。

送信すると申請がチャンネルに投稿されます。申請者や申請日時は、投稿時に勝手に記録されるので入力不要です。
フォームが投稿されたタイミングで指定した承認者に通知が届きます。

承認者に設定されている尾上さんは明日のアドベントカレンダー担当です。お楽しみに。

承認

「承認」の絵文字が付けられるとスレッドにメッセージを投稿するワークフローを用意します。
承認者は投稿されたフォームに「承認」の絵文字を付けることでメッセージが投稿され、いつ、誰が承認したかがスレッドに記録されます。

承認されたタイミングでコーポレートチームに通知が届きます。

発注報告

「いいね」の絵文字が付けられるとスレッドにメッセージを投稿するワークフローを用意します。
コーポレートチームは「いいね」の絵文字を付けることで発注が完了したことを記録することができます。

検収報告

「ありがとう」の絵文字でメッセージを投稿するワークフローを用意します。
申請者は届いた物品に問題が無いことを確認し、絵文字を付けることで検収報告を記録します。

支払報告

最後に「済」の絵文字でメッセージを投稿するワークフローを用意します。
コーポレートチームで支払が完了した際に、絵文字で記録します。

1スレッドに申請から支払処理までの一連の作業履歴が記録されます。

まとめ

「申請」「承認」「発注報告」「検収報告」「支払報告」の5つのSlackワークフローを組み合わせて使うことで、物品購入申請·管理のデジタル化ができました。
申請も簡単で、全ての手順がSlack内で完結するので便利です。
チャンネルにスレッドが時系列に並んでいるので、記録の閲覧も、紙での管理と比べると圧倒的に見やすくなりました。

ここでは物品購入申請の効率化をご紹介しましたが、それ以外にも業務効率化できる場面はたくさんあると思うので、どんどん活用しましょう!

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