【 幹事必見 】オンライン飲み会の開き方

イベント

皆さんお元気ですか、ACALLのセールス・真田です!

これを書いているのは、2020年5月1日。
コロナウィルスによる緊急事態宣言が発令されてから約1ヶ月が経過しました。

そんな自粛期間中に、流行っているイベント! それがオンライン飲み会!
皆さんはオンライン飲み会したことかりますか?
先日、ACALLでも初めてオンライン飲み会が開催されました!

私も飲み会幹事は何度もしたことがありますが、オンラインは初めて・・・
想定外のことが多くあり、企画や運営・進行など結構大変でした・・・。

終わり。

では、意味がありませんよね。
なので、今回のオンライン飲み会で得られた失敗や知恵を皆さまにも共有します!

そして、さらに良いオンライン飲み会を皆が開催! ⇒ それをまた共有 ⇒ さらに良いオンライン飲み会を開催 ⇒ それをまた共有・・・・

とオンライン飲み会進化のためのポジティブループが作られることを願っております。

ではさっそく!

オンライン飲み会 開催の背景

さて!なぜオンライン飲み会を開こう!となったのか?

ACALLはもともとフルリモートのスタイルで はたらいており、多くのコミュニケーションをオンラインでおこなっていました。神戸と東京に拠点があり、会議などは基本的にオンラインです。

それでも、それぞれの拠点では、オフラインで会う機会をもうけていましたし、オフラインのコミュニケーションも定期的におこなっておりました。

しかし、今回の自粛期間によりオフラインでのコミュニケーションがほぼゼロになりました。

急成長中のACALLでは、自粛期間中に新しいメンバーもたくさん入ってきており、会ったことがあるメンバーが2~3人しかいない。なんてメンバーもいます。(そんな私もオフラインでお会いしたことない方が結構いたり・・・)

そして、多くのメンバーからは、

  • コミュニケーションが減った
  • 一人暮らしだと孤独感がある
  • 知らない人が多い
  • 雑談がない
  • いつ話しかけていいか分からない

などの多くコミュニケーションに対する課題が見えてきました。

よし!飲み会じゃ!と相成りました。

目的とGOAL

先に見えた課題から、飲み会の目的とGOALをこのように設定しました。

目的:フルリモートStyleでもACALLらしい(Enjoyできる)チームビルディングができるようになる

GOAL:普段コミュニケーションをとることができてないメンバーとの距離を少しでも縮められ、以降自身からのコミュニケーションがとりやすくなっている状態

そして、今後も定期的に開催することを念頭にEnjoy ACALL hour vol.1と名付けました。

各社やイベントによって程度の差はあるにせよ、飲み会の目的は、チームビルディング(一体感)とコミュニケーションだと思っています。(ちょっとお堅いですが・・・)

上記を達成するために、集まっている全員で一体感を感じること と 密にコミュニケーションを取ることの2つがしっかり達成できるように企画を練りました。

オンラインで一番苦労した点

オンラインで一番苦労した点は、人の導線でした。

WEB会議をやったことがある方ならわかると思いますが、WEB会議は一人しか話すことが出来ません。大人数でWEB会議すると必然的に話す人が限られ、密なコミュニケーションが取れません。

普通の飲み会にある、乾杯(全体)⇒ しばしご歓談(少人数)⇒ 誰かから挨拶(全体)⇒ しばしご歓談(少人数)⇒ 締めの挨拶(全体)⇒ 2次会、3次会、4次会、5次会・・・の流れをオンラインでも再現したい!

そこで、まず検討したサービスがRemo(https://remo.co/)と言うサービスでした。

この画面を見てわかる通り、前にステージがあり、各席に分かれてWEB会議をすることが出来ます。席を移動することもできます。(他の方が詳しく紹介してくれているので、詳細はそちらをご覧ください。https://note.com/tomoenakata/n/nced413ef83f1

まさにオンライン飲み会をするためにあるサービスですね!

しかし、、、Remoの使用を断念しました。

理由は、使い慣れていないメンバーが多く、説明コストが大きいことでした。
実際に幹事のメンバー5人でテストをしてみました。
しかし、どのように登録するのか?どうやってログインするのか?どのように席を移動するのか?
など初めて使うメンバー(私も)混乱しました。

事前にこれを使う場合は全員に、登録を促し、不明点の解決をやり取りして、当日もメンバーへのフォローが必要だと。また、無料期間が終わると費用が発生してしまうなど、ハードルがたくさんありました。

ZoomとSlackの併用

そこで、普段の業務で使っているZoomとSlackを使い分けて運営することになりました。

ACALLでは普段から全体会議はZoom で行い、個別の連絡はSlack(主にテキスト、たまに音声)を使っています。

普段から使っているツールを使うことで、事前の説明コストと当日使い方が分からずに進行が止まるリスクを軽減することができました。

当日は、Zoom とSlack半分半分で使ってね!と案内しました。

それでも、当日繋がらない。どうやっていいか分からない。と言う人は現れました。

ネットワークの負荷やPC不良など、不具合は必ず起きることを前提に、出来るだけリスクを減らす設計するといいと思います!

細かいZoom と Slackの使い方もご紹介しておきます。

Zoomの使い方

Zoom は全体アナウンスのために使いました。なので、全員Zoom をつけっぱなしです。参加者が少人数に分かれてコミュニケーションする時は、Zoomのマイクとカメラをオフにします。参加者はZoomから流れてくる音声のみを聞いて、幹事からの「SlackからZoomに戻ってきて~」などのアナウンスを聞きます。

Slackの使い方

Slackは少人数のコミュニケーション用に使いました。おススメの使い方は、チャンネルで通話を開始する。を使う方法です。

当初、DMのグループ通話を使っていたのですが、人が出入りできない。と言う問題がありました。途中で出入りしたり、幹事が参加したりできないんです。この方法を使えば、ちょっと席を外す・ちょっと参加する。と言ったリアルに近い運用ができます!

チャンネルでのグループ通話の方法

①カミナリマークをクリック

②通話を開始するクリック

③そうするとチャンネルにこのようなものが出てくるので、他の人は参加する。をクリック!

コンテンツ

よし、ツールは決まった!

でも、ただ飲むだけではつまらないので、よりコミュニケーション出来て、お互いを知ることが出来るコンテンツがあるといいよね。と言う話になり2つのコンテンツを実施しました!

1.ACALL雑学クイズ王

2.お絵描きしりとり

それぞれ簡単に説明するので、是非皆さんの会社でもやってみてください!

1.ACALL雑学クイズ王

事前準備

  • チーム分け
  • 景品
  • メンバーにクイズ作ってもらう
  • 説明用、出題用スライド作成

メンバー自身に自分に関する問題を作ってもらいます。クイズを通してよりお互いを知ってもらうという意図があります。

ポイントは、なるべく難しく作ってもらえるようすることです。なので、こんなの誰が知りたいねん!って問題もOKとアナウンスしました。

間違えたチームが一番多い問題を作った人に景品を用意するなど、出題者へインセンティブを作ったこともあり、たくさんの問題が集まりました!(ACALLのみんなありがとうございました!)

ルール

各チームに分かれて、クイズに答える。      

正解が最も多かったチームの優勝

各設問、回答時間は30秒くらいがベストでした。

2.お絵描きしりとり

事前準備

  • チーム分け
  • 景品
  • 説明用スライドの作成
  • オンラインで使えるホワイトボードの選定
  • 当日書き込むホワイトボードをチームの数だけ用意する(サービスによります)

説明用のスライドを参考に載せておきます!

ホワイトボードはAWWと言うサービスを使いました。(https://awwapp.com/ 登録不要・無料で使えます!)

ルール

絵でしりとりをして、一番多くつながったチームの勝ち!

詳細は共有した資料をご覧ください!

答え合わせは、全員でZoomの画面共有をしながらやると盛り上がる。(突っ込み、ヤジが入るほど盛り上がります!)  

反省点

まだ反省会が終わっていないので、あくまで私個人の所感です。

Zoom ⇔ Slackでの運営は、失敗ではありませんでした。が、幹事をしている人は参加者がどのような状態なのか、まったく分かりません。

盛り上がっているのか? ちゃんと進行しているか? つまらなさそうな人はいないか?など、オフラインであれば見えるものが見えませんでした。

次回のオンライン飲み会までに改善・検討を考えなければ。。。

感想・今後のオンライン飲み会

緊急事態宣言もいつかは終わります。(早く終わってほしい。)
そうすれば、徐々にオフラインの機会も増えるでしょう。

でも、この機会に分かったことは、オンラインでも結構イケるね。ってことです。

飲み会に限らず、商談・面接・打合せなど 今まで盲目的にオフラインでやってきたものが、実はオンラインでも問題なくできたね。ってことが広く世の中に浸透したのではないでしょうか。

今後は、オフラインとオンラインの価値が再認識・定義されて、もっと融合が進むのではと感じました。
オフライン飲み会とオフライン飲み会をオンラインで繋ぐ。なんてことも増えるかも。と妄想を膨らませてたり・・・。

また、このような機会があれば是非共有したいと思います。
皆さんの共有もお待ちしております! 
最後まで読んでいただき、ありがとうございました!