WithコロナのACALLバックオフィス

ブログリレー

こんにちは!ACALLコーポレートグループ マネージャーの梶原です!
ブログリレー、今回のテーマは“New Workstyle”ということで、ACALLコーポレートグループがwithコロナで実践している、はたらき方の実態について書いていきたいと思います。
最後に重要なお知らせもありますので、ごゆるりと見ていただけますと幸いです。

コーポレートグループのリモートワーク実践

コーポレートグループはACALLのバックオフィスを担っていますが、コロナの影響によりリモートワークが推奨されている頃から積極的にリモートワークを実践していました。
ニュースなどでは、リモートワークを実施している企業でも管理部門だけが毎日出社という話しも耳にしましたが、ACALLではそのようなことはなく、比較的スムーズにリモートワークに移行できたと思います。

バックオフィスでもリモートワークに移行できたのは、普段から社内での紙資料のやり取りを減らす努力をしていたことにあったと思います。

セールスとの資料やり取りはプロジェクト管理ツールとクラウドストレージを利用して電子データでのやり取りのみで完結しています。また、契約締結は基本的にクラウドの電子契約サービスを利用しています。
その他、経理や人事労務業務においてもクラウドサービスを利用するなど、バックオフィス業務では積極的にクラウドサービスを利用しています。

その結果、社内業務で発生する主な紙資料は経費精算で生じる証憑くらいで、これもクラウド会計ツールで経費精算時に電子データを保存しているため、リモート中は各自に保管いただき次回出社する際に提出いただく予定です(メンバーの皆さんちゃんと保管していますか?(笑) )

また、電話もクラウドPBXに切り替えることで、自宅にいながらオフィスにかかってきた電話を取ることができるようになりました。

このようにバックオフィスの業務をクラウド上で完結する仕組みを推進してきたため、リモートワークへの移行もスムーズに行うことができました。
とはいえ、バックオフィスの全てをデジタル化というのは自社都合だけでは難しいこともあります。どうしても紙資料でのやり取りが生じる際には、ラッシュ時間帯を避け、数時間だけ出社するなどで対応するようにしていました。

リモートワーク中のチーム運営

リモートワーク×チームで仕事をするうえで生じる課題として、「誰が何をしているのかわからない」というものがあり、コーポレートグループでもこれが問題となりました。

リモートワーク以前は、チームが私とメンバー1名、そしてCFOという3名体制でしたので各々が抱えているタスクは把握できていたのですが、3月に1名、4月に2名と新たなメンバーがジョインしてくださったこと、それと併せたリモートワークの実践であったためタスクの見える化が急務となりました。

そこで、まずはタスク管理ツールを導入し、「誰がどのタスクを担当しており」「現在どのステータスで」「期限はいつなのか」という情報を見える化しました。
そして併せて、毎朝30分、「Slack」の通話機能を利用して「朝会」を実施するようにしました。
この朝会では、今日は何をするのか、今困っていることはないかなどをチームで共有・議論しています。(このやり方はエンジニアリンググループを真似てやってみたというのは内緒)

朝会を実施するようになってからは、リモートワークであってもチームで仕事をしているという意識が芽生えたように思います。
また、朝会だけでは雑談などカジュアルなコミュニケーションの機会が少ないので、「Zoom」で顔を合わせながらランチ会やお茶会をしたり、1on1を実施することで、リモートワークだけどチームでコミュニケーションが出来る機会を作っています。

New Workstyleとセットで考える『DX』

ここまでwithコロナでのリモートワークについて書いてきましたが、New Workstyleを実践していくには、DX推進が不可欠と考えています。

先述の通り、ACALLでは様々な業務をデジタルで完結できるようにはなっていますが、それでもまだ業務のやり方がアナログ⇒デジタルになっただけというものもあります。

DXの本質は、業務の本質的価値を見抜き、あるべき姿を想像したうえで、デジタル技術を用いて持続可能な業務フローを実現することだと思います。
そう考えた時に、従来の働き方というものも「本質的な価値はどこにあるのだろう」と立ち止まって考えてみると、「あれ?別に今までの働き方である必要ないんじゃね?」と気づくことがあると思います。

ACALLのコーポレートグループでは、DXを推進しながら本質的価値を常に考え、New Workstyleを実践していきたいと考えています。
そんなコーポレートグループにご興味がある方はぜひ梶原はじめメンバーにお声がけいただけますと幸いですm(__)m

6/12 Slack様、Zoom様とACALLでウェブセミナーを開催!

ACALLでも日頃お世話になっております、Slack様、Zoom様とウェブセミナーを6/12に開催致します!
テーマは、「どこからでも働けるワークスタイルづくり~ツール活用と連携で実現する多様な働き方と実例~」を予定しており、Slack様、Zoom様の他にも、SmartHR様、NECネッツエスアイ様も登壇を予定しております!
多様な働き方を実現し、生産性向上や効率化を実現できるツールについてのご紹介だけでなく、実際にそれらツールを利用されている企業様のお話しをお伺いできる機会となっております!(私も個人的に非常に楽しみです!)

また、当日のファシリテートは、ACALLのセールス&マーケティングチームを率いる吉元が務めます!
ACALLのWorkstyleOSについてもお話しする予定です!とてもワクワクしていただける内容ですので是非お楽しみにしていただければと思います!

まだまだ参加受付中ですので、ご興味のある方は是非下記よりお申し込みいただけますと幸いです。
https://www.acall.jp/event/seminar-202006/